上司とのLINEやメールのやり取りで結構迷う終わり方。
どこで終われば良いか、これは返信が必要なのか、など迷うことも多いですね。
今回は上司とのLINEやメールのやりとりで、
終わらせ方やどこまで返信すれば良いか、徹底解説します！
LINEのやり取りをどう終わらせる？
上司とのLINEのやり取りは、気を遣う場面が多いですが、適切な終わり方を知っておくことでスムーズにコミュニケーションを完了できますね。
まず重要なのは、上司とのLINEの内容によって終わり方を変えること。
仕事に関する内容であれば、
最後に確認やお礼の一言を添える。例えば、
「承知しました。ありがとうございます。」
「了解しました。」
などになりますね。
また上司がLINEを送ってきた場合は、
すぐに返信することが求められますが、
長々と返信しすぎないように注意しましょう。
特に、夜遅くや休日にLINEが来た場合でも、
返信する際には短く要点をまとめ、相手の時間を尊重する姿勢を示すことが大切です。
LINEのやり取りを終わらせる際に便利なのがスタンプ。
スタンプは、文字だけではなく感謝や了解の意を視覚的に伝える手段として有効です。
ただ、上司との関係によっては失礼と思われる場合もあることから注意は必要ですし、あまりにもカジュアルすぎるスタンプは避け、ビジネス向けのシンプルなスタンプを使用するようにしましょう。
例えば、スタンプを使う際は、「了解しました」のスタンプや「ありがとうございます」といった感謝のスタンプを活用する、という感じです。
特に、シンプルで上品なデザインのスタンプは、
ビジネスシーンでも好まれることが多いようですね。
またLINEのやり取りが長引いてしまう場合、
あえて「話が難しくなってきましたので後は会社でお話しします。一旦失礼します」などで終わりを示すことも有効です。
上司側も納得できるし（確かに直接話した方が良いな、みたいな）、やり取りを無理なく終了させることができますね。
メールの終わり方と返信のタイミング
上司とのメールのやり取りは、LINEに比べてよりフォーマルな感じです。
上司に対するメールの終わり方は、
良い印象を持ってもらえるよう、気を使うのが良いですね。
まず、メールの内容が一段落したら、
無理に話を続けるのではなく、適切なタイミングで終わりを告げることがポイント。
例えば、
- 「引き続きよろしくお願いいたします。」
- 「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」
などの表現で締めくくると良いでしょう。
上司とのメールで特に気を付けるべきポイントは、返信のタイミングです。
仕事の進行に関わる重要な内容であれば、
できるだけ早く返信することが求められますが、全てのメールに即時返信する必要はありません。
特に、内容が軽い場合や再度確認が必要な場合には、「確認後、再度ご連絡いたします。」といった一言を添えて、少し時間を置いて返信するのも良い手段です。
また上司からのメールでよくあるのが、
仕事が一段落した際の「お疲れ様でした」といったメッセージ。
この場合も、短く「ありがとうございます。こちらも無事に完了しました。」などの返信で十分です
また夜遅くや休日に届いたメールには、
翌営業日に簡潔に返信することで、プライベートの時間を尊重しながらも迅速に対応する姿勢を示すことができます。
たとえば「遅くにお送りいただきありがとうございました。明朝、内容を確認の上、対応いたします。」など、相手の配慮も忘れずに対応しましょう。
上司への返信頻度とマナー
上司とのコミュニケーションでは、
返信頻度とそのマナーがとても重要です。
上司からのメッセージやメールには、可能な限り早く返信することが基本的なマナーでが、内容によっては、慎重に対応するために少し時間を置くことも許容されます。
例えば、業務に直結する指示や重要な依頼にはすぐに対応。
でも軽い報告や挨拶程度のメッセージであれば、少し時間を置いてから返信しても問題ない、という感じです。
また返信頻度については、上司の性格や仕事スタイルを考慮することも大切です。
例えば仮に短いメッセージでも、
頻繁にやり取りする上司であれば、レスポンスを早めにすることで信頼感を築けます。
逆に、少し距離を置いた関係性を保ちたい場合には、内容をしっかり確認してから返信することで、丁寧さをアピールできますね。
上司への返信時には丁寧な言葉遣いを心掛け、
必要以上にカジュアルにならないよう注意しましょう。
例えばLINEやメールの最後に、
「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。」
などの言葉を添えることで、相手に対する配慮を示すことができます。
また上司の指示に対しては、
「承知しました。」
「ありがとうございます。」
など感謝の意を表す言葉を忘れずに添えることもポイントになりますね。
このようなマナーを守ることで、
円滑なコミュニケーションが可能となり、上司との信頼関係も強化されるでしょう。
実例で見る、失敗しないLINE・メールの終わり方
では最後に、上司とのLINEやメールのやり取りで、
成功例と失敗例をみておきましょう。
成功例：
ある社員がプロジェクトの進行状況をLINEで報告した際、最後に
「承知しました。次回のミーティングで詳細をご報告します」
と一言添え、スタンプでやり取りを終えました。
この一言で上司は次のステップを明確に把握し、
スムーズにやり取りを終了させることができました。
失敗例1：
上司への業務報告後、
上司から「了解しました」と返信が来た際、社員がさらにスタンプを送信しました。
上司からすると「了解しました」で終わったと思ったところにスタンプが来たことで、何か返信が必要なのか、と受け取られる場合もありますね。
子の例での適切な終わり方は、
上司からの「了解しました」などの確認を最後に、返信を控えて終了という感じです。
失敗例２：
上司からの業務指示に対し、社員が感謝のスタンプだけで返信を終えました。
この結果、上司は部下が内容を正しく把握したか不安に感じ、再度確認を求めた方がいいか迷う事態が発生する可能性がありそうです。
ここではスタンプだけでなく、具体的に「了解しました。○○については、△△の対応を進めます。」など、明確な対応方針を示すことで、やり取りをスムーズに終わらせることができるでしょう。
失敗例３：
夜遅くに送られたきた上司からの業務関連のメール。
これに即時返信し、その後もやり取りが続いてしまい、翌日の仕事に支障をきたしました。
夜間や休日には、
翌営業日に簡潔に返信することで、やり取りをスムーズに終わらせるのが良いですね。
まとめ
- 上司とのLINEやメールは、内容に応じた適切な終わり方が重要。
- メールでは、フォーマルで丁寧な表現を心がける。
- 返信のタイミングは、業務の重要性に応じて調整する。
- やり取りが長引かないよう、必要に応じて終わりを明示する。
- 具体的な対応方針や感謝の言葉を忘れずに伝える。
メールやLINEは終わり方がポイント。
実は上司側も終わり方を模索することもあるので、部下からのはっきりした意思表示があると上司としては助かるものだったりします。
マナーある返信、終わり方に気を付けていきましょう！